Как выбрать личного ассистента

нужно учесть несколько характеристик

Рано или поздно, но перед каждой бизнесвумен встает проблема: не хватает времени, чтобы выполнить первостепенные задачи, не говоря уже о дополнительных. Приходится искать помощницу по хозяйству, няню для ребенка и личного водителя. Одновременно нужно перераспределить второстепенные рабочие обязанности — кто сделает это лучше, чем личный ассистент? Рассказываем, как выбрать грамотную помощницу и не прогадать.

Где искать?

Метод поиска личного помощника напрямую зависит от сферы вашей деятельности. Если вы руководите предприятием, то доверьте подбор кадровому агентству. Людям публичным и активным в социальных сетях можно попробовать найти ассистента через этот канал связи с обществом. Также неплохой метод — написать объявление в специализированную группу или обратиться за помощью к знакомым. Не советуем выбирать человека из близкого окружения — многим тяжело руководить своими знакомыми, да и есть вероятность испортить отношения.

Личная симпатия

Человек, с которым вам придется работать ежедневно, должен быть вам приятен. Причем важна не только внутренняя, но и внешняя составляющая — опрятный вид, грамотная речь, соблюдение норм этикета. К слову, не обязательно выбирать по полу и возрасту — часто мужчины справляются с обязанностями личного секретаря ничуть не хуже. Во время собеседования обратите внимание на манеры и жесты человека — это определенно должен быть экстраверт, который входит в кабинет с прямой осанкой и улыбкой, держится свободно. Важно понимать, что ассистент — это ваше лицо перед партнерами, так что он должен выгодно выделяться среди остальных претендентов.

человек должен быть ответственным

Фото: pixabay.com

Пунктуальность

Проблема многих людей — привычка опаздывать. Если претендент на должность опоздал на собеседование, то можете сразу говорить ему «нет». Да, в жизни случается всякое, но любой человек может позвонить и предупредить об опоздании, если ему действительно важно получить эту работу. Причем приезжать стоит чуть заранее — на 3—5 минут. Перед важным звонком тоже стоит сесть и успокоиться, привести голос в порядок, чтобы говорить уверенно и конкретно.

Отличная память

Если вы один раз обозначили ассистенту задачу, а он про нее забыл и не выполнил, то нужно его предупредить, а при повторении уволить. Во время собеседования предлагайте кандидатам решить воображаемые ситуации и дайте тестовое задание на реальную задачу — позвонить, купить или назначить встречу. Хороший ассистент всегда ведет учет задач руководителя в специализированных программах и контролирует соблюдение дедлайнов.

Мобильность

Лучше, если у вашего помощника будет личный транспорт — так он сможет быстрее выполнять дела. Однако за такую «опцию» придется увеличить заработную плату будущему сотруднику. В противном случае на вас лежит обязанность по оплате такси и проездного — будет нечестно, если ассистенту придется тратить на проезд собственные деньги. Важно, чтобы человек хорошо ориентировался в городе, либо умел пользоваться онлайн-картами.

человек будет ответственным за ваше расписание

Знание компьютерных программ

Ваш личный помощник должен планировать расписание — на год, месяц, неделю и каждый день. Для удобства ему придется пользоваться специальным программным обеспечением. Одновременно вы можете ставить ему задачи, внося их в программу — по окончании он отметит их выполнение. Хорошо, если он будет уметь пользоваться разными операционными системами, всеми социальными сетями и программами для видео и аудио звонков. Также важно умение вести деловую переписку и создавать короткие рекламные тексты. Чем больше будет знаний у кандидата, тем выше его шансы получить работу.